Als direct resultaat van het snelle WhatsApp en Twitter, zijn de e-mails korter en informeler geworden, wat geen goede ontwikkeling is. In een persoonlijk gesprek is het OK, maar in een professionele setting moet je daar voorzichtig mee omgaan, e-mails moeten als officiële communicatie beschouwd worden, tenzij je naar een persoonlijke connectie mailt.
1. Gebruik de juiste aanhef:
Veel mensen adresseren een e-mail niet meer aan de ontvanger bij naam. Een aanhef is soms helemaal weggelaten, of wordt er simpel weg “Hoi” of “Hallo” gezegd zonder een naam te gebruiken. Tenzij je een naamloze helpdesk bij Apple mailt, gebruik dan alsjeblieft altijd iemands naam. Hoe zou jij het vinden als je constant e-mails krijgt die niet aan jou als persoon gericht zijn? Het geeft je e-mail een slechte start. Bedenk aan wie je een email stuurt en gebruik de aanhef zoals het hoort. Voor een eerste e-mail gebruik je “Beste Mevrouw of Meneer Achternaam”. Op een later moment kan je overschakelen naar de voornaam en deze gebruiken als je aanhef.
2. Gebruik geen informaliteiten:
Er is een groot verschil tussen een WhatsApp en een e-mail. WhatsApp berichtjes zijn er om een snelle boodschap over te brengen. E-mails bevatten meer informatie, en zouden bedachtzamer opgesteld moeten worden, gebruik complete zinnen in plaats van fragmenten. Benader je e-mails niet zoals je een WhatsApp zou benaderen. Gebruik een correcte zinsopbouw en controleer je spelling voor dat je op de verzenden knop drukt. Mensen zijn meestal niet gediend van informele e-mails omdat het wijst op een gebrek aan inzet vanuit jouw kant. Dat gezegd hebbende, er zijn bepaalde e-mails die je beter vanaf je computer kan schrijven in plaats van vanaf je telefoon. Denk na voor je automatisch een antwoord stuurt. Moet dit per direct behandeld worden? Als dat zo is, zorg dan dat je een goed opgesteld antwoord stuurt. Soms kan een simpel “Dank U” volstaan om ontvangst van een e-mail te bevestigen, maar in andere gevallen is het beter om er even de tijd voor nemen.
3. Maak van je eis, een verzoek:
Als je je eigen e-mails leest, of de e-mails opgesteld door anderen, zou het je kunnen opvallen dat veel mensen nogal veeleisend overkomen in hun e-mails. Dit komt omdat het geen direct contact is, en mensen nemen meer vrijheden als ze een e-mail schrijven. Bijvoorbeeld, we schrijven vaak dingen als, “ik heb vijf kopietjes op mijn bureau nodig op maandag” of “wat ik nodig heb is een samenvatting van de conferentie die je hebt bijgewoond”. Hoe kan je deze dingen op een slimmere manier zeggen? Door ze om te draaien naar een verzoek, dan krijg je niet alleen een betere reactie, maar mensen zijn dan geneigd positief over je te denken, en dat helpt je verder in je carrière. Schrijf, “kan je er alsjeblieft voor zorgen dat ik op maandag 5 kopietjes op mijn bureau heb liggen?” of “kan je me een samenvatting sturen van de conferentie die je hebt bijgewoond? Je hebt uiteindelijk bijna dezelfde hoeveelheid woorden gebruikt, en hebt het zelfde gezegd, maar in een veel aardigere manier.
4. Herhaal je verzoek:
Aan het eind van je email, is het goed om je verzoek te herhalen. Als je vraagt om een telefoontje of een vergadering, stel dan een of twee tijdstippen voor die goed aansluiten met de agenda van de persoon. Is er een datum waarop je iets nodig hebt? Schrijf dan “Zou je dit voor donderdag 30 juni terug kunnen koppelen?” Onthoudt dat je het formuleert als een verzoek, niet als een eis. Als je opvolgt, gelden dezelfde regels, gebruik de juiste aanhef door de persoon aan te spreken bij hun naam en gebruik goede zinsopbouw. Formuleer je eis als een verzoek, door je taalgebruik aan te passen.
5. Onderwerpregel:
Als je een email stuurt dan wil je natuurlijk niet dat die genegeerd of verwijderd word zonder dat de geadresseerde het leest.Om dit te voorkomen moet je een pakkende titel of onderwerp gebruiken,Dit kan je onder de knie krijgen door een groot aantal voorbeelden te bestuderen van pakkende onderwerpregels. Waneer je reageert op een vacature , dan is het zeer belangerijk om in de titel de functie, vacature nummer en eventueel de referentie te vermelden. Hier vijf correcte voorbeelden van een onderwerpregel bij een sollicitatie via email.
Alhoewel de wereld informeler is geworden door de snel ontwikkelende technologie, email etiquette is niet dood. Net als iedere andere sociale media post die je plaats, hebben je e-mails een grote impact. Ze kunnen gemakkelijk verkeerd geïnterpreteerd worden en zelfs doorgestuurd worden zonder dat jij daar vanaf weet of daar toestemming voor hebt gegeven. Lees wat je hebt geschreven een paar keer door en herschrijf het daar waar nodig, dit is noodzakelijk om zeker te weten dat het professionele respect bewaard wordt, en je positieve relaties onderhoud met je collega’s. Dit zal je tot hulp zijn in manieren die je nu waarschijnlijk nog niet beseft.
Artikel: Norma Pothof
