Een formele brief schrijven is soms lastig. Hoe moet je de dingen in een formele brief weergeven, in welke volgorde en welke benamingen gebruik je nu precies?
Een formele brief: de indeling
We zetten de belangrijkste punten bij het schrijven van een zakelijke brief voor je op een rij.
- Begin met de gegevens van de afzender. Geef hierbij het bedrijf (eventueel), de naam, straatnaam en de postcode weer.
- Een enter hieronder zet je de gegevens van de geadresseerde.
- Een enter hieronder zet je de plaats en datum van verzending.
- Een enter hieronder geef je weer waar de brief over gaat. Dit doe je door ‘betreft: [onderwerp]’.
- Een enter hieronder begin je de aanhef en dan de persoon af wie de brief is. Voorbeeld: ‘Geachte mevrouw Janssen’.
- Kern van de brief. Vertel hier in nette woorden de aanleiding van je brief en het doel.
- Een enter onder de kern sluit je af met ‘met vriendelijke groet’.
- Een enter hieronder schrijf je je naam.
- Optioneel: een handtekening bij je naam.
Een formele brief: een voorbeeld
Een voorbeeld van een zakelijke brief geven we hier weer. Zo krijg je een goed beeld hoe een zakelijke brief nu precies in elkaar steekt.
Mijn naam
Straatnaam 1
1234 AA Gemeente
Naam geadresseerde
Afdeling administratie
De heer/mevrouw naam contactpersoon
Straatnaam 1
1234 AA Gemeente
Amsterdam, 01 januari 20XX
Betreft: indeling formele brief
Geachte heer/mevrouw,
Hier komt een inleidende alinea of een alinea met aanleiding. Je vertelt de reden waarom je de brief stuurt. Dit doe je in ongeveer drie tot vier zinnen.
In de alinea hieronder vertel je bijvoorbeeld een vervolg op de aanleiding of probeer je iemand van iets te overtuigen. Ook dit doe je in drie tot vier regels.
In de laatste alinea sluit je af. Je vermeldt bijvoorbeeld dat je hoopt een reactie terug te krijgen of je stelt een vraag. Je kan in deze alinea ook vermelden naar de bijlage. Ook dit doe je in drie tot vier regels.
Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet,
Handtekening
[naam]
Bijlage: uitleg briefindeling
